השכרת אולם לאירוע – כל הדברים שצריך לחשוב לפני ששוכרים אולם

במהלך חיינו, אנחנו נדרשים לארגן לא מעט אירועים פרטיים הקשורים אלינו ולמשפחתנו. הכוונה לאירועים כגון, בריתות, בר/בת מצווה, חתונות, ימי הולדת, ימי נישואין ועוד. ארגון אירועים שכאלה נעשה בדרך מסוימת, מאוד ספציפית, כשלרוב, אנחנו לא מארגנים את זה לבד אלא עם בן או בת זוג, הורים ובני משפחה אחרים שעוזרים לנו בכך.

ישנם מקרים רבים בהם אנחנו נדרשים לארגן אירועים שאינם פרטיים, אירועים עסקיים ואחרים, הקשורים לתחומי העיסוק שלנו, לפעילות חברתית אליה אנחנו קשורים ולהיבטים נוספים שאינם בהכרח קשורים לחיינו האישיים. במקרים אלה, ישנם מקרים בהם נידרש לארגן את מרבית הדברים לבד או בשיתוף פעולה עם הצוות שמלווה אותנו.

בכל מקרה, יהיה האירוע אשר יהיה, אחד הדברים הראשונים שאנחנו צריכים לחשוב עליו היא השכרת אולם לאירוע. זה הבסיס עליו נתחיל ולארגן את שאר הפרטים אשר יובילו בסופו של דבר לאירוע עצמו. אנחנו לא יכולים לארגן דברים אם לא מצאנו אולם מתאים בו אנחנו מעוניינים לערוך את האירוע.

בחלק הבא נציג מספר נקודות חשובות לצורך השכרת אולם לאירוע, ולאחר מכן ניתן מספר טיפים כיצד למצוא את האולם הרלוונטי לאירוע שלנו.

3 נקודות חשובות לצורך השכרת אולם לאירוע

נקודה ראשונה – העולם צריך להיות מתאים לכמות המוזמנים לאירוע.

הכוונה היא שהוא לא יכול להיות קטן מדי אך הוא גם לא יכול להיות גדול מדי. בשני המקרים אנחנו עלולים לפגוע באיכות האירוע. אם הוא יהיה קטן מדי אז אורחים לא יוכלו להיכנס או שהם ידחקו פנימה. אם הוא יהיה גדול מדי, אז הוא ייראה ריק וזה יצור תחושה מאוד לא נעימה. לכן, צריך למצוא אולם מותאם לכמות המוזמנים לאירוע.

נקודה שנייה – סגנון ועיצוב מותאם לאירוע

לא כל אולם אירועים מותאם לסגנון ולעיצוב של האירוע. אנחנו צריכים לחשוב על הקונספט שלו, על המסר שהוא אמור להעביר, על קהל היעד, ואז להחליט כיצד לעצב את המקום ולמצוא אולם אירועים מותאם מבחינת סגנון ועיצוב עבור האירוע.

נקודה שלישית – מערכות מתאימות לארגון האירוע

אנחנו צריכים לבחון שהמקום מספק לנו את כל המערכות המתאימות לצורך ארגון ועריכת האירוע, או לחילופין, יש לנו אפשרות לשלב מערכות חיצוניות מתאימות על פי הצרכים שלנו במקום. זה נכון לגבי מערכות סאונד, קולנוע, תאורה, קייטרינג וכל דבר אחר.

טיפים לחיפוש אולם מתאים

כשאנחנו ניגשים לחפש אולם לאירוע שלנו, יהיה נכון מצידנו לבחון שורה של אולמות, להשוות ביניהן, ולא להסתפק רק בהמלצות וחוות דעת. מראה עיניים יכול לעזור לנו הרבה יותר. חשוב לראות את המקום בעת שנערך בו אירוע, בשביל לדעת כיצד זה נראה בזמן אמת.

מעבר לכך, נכון לבחון את הסביבה של האולם, את המיקום שלו, לברר לגבי אופי השירות במקום, עלויות השכרה ולגבי כל פרט רלוונטי עבורנו כמארגנים ועבור המוזמנים כאורחים שלנו.